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PARTS – Outsourcing

PARTS - Outsourcing

favicon 32Outsourcing  – Wir begleiten unsere Kunden in allen Phasen des Outsourcing-Lifecycles

favicon 32Vorbereitung und Prüfung des Outsourcing

favicon 32Vorbereitung von Outsourcingvorhaben

Die VoraussetzungenPeople - PARTS - Outsourcing

In der Vorbereitung müssen die Voraussetzungen für die Bewertung der späteren Angebote geschaffen werden. Es muss insbesondere geklärt werden:

  • Welche Services sollen mit welchen Leistungen ausgelagert werden?
  • Wie hoch sind aktuell die Kosten für diese Services?
  • Was ist generell die Motivation für das Outsourcing (Kosten, Expansion, Qualität, ..)?
  • Nach welchen Kriterien sollen die Angebote bewertet?
  • Welche generellen Anforderungen werden an den Provider gestellt?

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Ergebnisse

Die Ergebnisse dieser Phase sind:

◾Sourcing Strategie
◾Service Katalog
◾Aktuelle IT Kosten (je Service und Kostenart)
◾Anbieterliste (Long List)
◾Bewertungsmatrix

Die Leistungen der CONTRACTUS GMBH

In diese Phase übernimmt die CONTRACTUS GMBH bei Bedarf das Projektmanagement und arbeitet aktiv in den einzelnen Arbeitspaketen.

favicon 32 Ausschreibung

Der Request für Proposal (RfP)

Die Hauptaufgaben in der Ausschreibung bestehen aus der Erstellung des RfP, die Kommunikation mit den Anbietern sowie der Auswertung der Angebote bzw. deren Qulifizierung.

Typische Inhalte eines RfP sind:

  • Rahmenbedingungen Teilnahmebedingungen (Spielregeln der Ausschreibung)
  • Allgemeine Anforderungen (z.B. KO- Kriterien, Must-have´s)
  • Optionale Anforderungen Leistungskatalog (zu erbringende Leistungen, inkl. Qualität = Service Level, SLA)
  • Transitionsleistungen
  • Vergütungsanforderungen (Staffelungen, Ziele & Zeiträume)
  • Vertragsbedingungen (Gewerk usw.)
  • Fragenkatalog (als Basis für die Bewertung des Angebotes)
  • Bietergespräch
  • Anlagen (für die Erstellung des Angebotes erforderliche Unterlagen)
  • Neben einem Template für den RfC verfügen wir über einen umfangreichen Leistungskatalog und ein unfangreiches Repository mit Fragen.

favicon 32Leistungskatalog

Der Leistungskatalog hat einen strukturierten Aufbau und deckt die in der Tabelle aufgeführten Services ab. Er wird projektspezifisch angepasst und ergänzt.

CS1 PC Arbeitsplatz Serviceleistungen für PC Arbeitsplätze (Clients)
CS2 File Services Serviceleistungen für die Serverbasierte Speicherung von Daten
CS3 Print Services Bereitstellung eines zentralen Print Services für Netzwerkdrucker sowie Bereitstellung von lokalen Druckern
CS4 Service Desk Der Provider stellt eine zentrale Anlaufstelle für alle IT-relevanten Themen zur Verfügung. Der Service Desk bearbeitet die unter Managed Objects und Funktionen beschriebenen Themen. Inwieweit er die Bearbeitung zu Ende führt oder an einen weiterwen Dienstleister übergibt, ergibt sich aus dem Abschnitt Service Desk Funktionen und Aufgaben
CS5 Messaging Services Service zur  Übermittlung und Speicherung von E-Mails sowie Groupwarefunktionalitäten, wie Kalender, Kontakte, …
CS6 Network Services Netzwerkdienste für LAN und WAN
CS7 Application Services Serviceleistungen für Fachanwendungen (Client-Server)
CS8 Infrstruktur Services s. Subservices
CS8_1 Verzeichnisdienste Netzwerkinfrastruktur für Server, Clients und Speicherappliances
CS8_2 DNS Dienste Bereitstelleung von Diensten für die Interne Namensauflösung
CS8_3 DHCP Dienste Bereitstellung von Diensten für die Kommunikation im Firmennetz            
Bewertung:  
Die Bewertung der Angebote erfolgt in separaten Bewertungsbögen die in einem Template zur Bewertung (s. Abbidung) zusammengefasst und gewichtet werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass eine möglichst objekte Bewertung gegeben ist. Die Bewertungsbögen können gemeinsam im Team oder durch mehrtere Bewerter unabhängig ausgefüllt werden.
Leistungen:
In diese Phase übernehmen wir bei Bedarf das Projektmanagement und arbeiten aktiv in den einzelnen Arbeitspaketen.

Due Driligence In der Due Diligence werden die verbleibenden Anbieter (in der Regel 2-3) sorgfältig überprüft. In dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse angestrebt. Verhandlung eines Vertrages mit den verbleibenden Anbietern

  • Spezifizierung der Leistungen (Betrieb und Transition) und der Zielarchitektur (Zielumgebung)
  • Vergütung
  • Festlegung von Bonus- Malus Regelungen

Migrationskonzept Konkretisierung des Business Case (s. Abbildung)
Finale Entscheidung für einen Anbieter
Business Case Zusammenfassung im Template für den Business Case
Aus dem Business Case muss sich ergeben, ob die mit dem Outsourcing angestrebten Kosteneinsparungen realisiert werden können.
Neben dem Vergleich der aktuellen zu den künftigen Kosten erfolgt auch ein Benchmark mit den am Markt üblichen Preisen.
Vertrag (SLA) Auf der Basis langjähriger Erfahrung hat sich ergeben, dass es für solche Vorhaben keinen Mustervertrag geben kann. Daher werden die von uns entworfenen Verträge immer kundenspezifisch erstellt. In der Regel besteht das Vertragswerk aus einem Rahmenvertrag und mehreren Einzelverträgen (Leistungsschein). Der Rahmenvertrag beinhaltet die folgenden Abschnitte: Teil A      Allgemeine Beschreibungen Teil B      Vertragsgegenstand und Leistungen Teil C      IT Service Management Prozesse Teil D      Organisation, Verantwortung, Durchführung Teil E      Vergütung Teil F      Mängelgewährleistung, Haftung, Leistungsverzug Teil G      Laufzeit und Beendigung des Vertragsverhältnisses
Leistungen In diese Phase übernehmen wir bei Bedarf das Projektmanagement und arbeiten aktiv in den einzelnen Arbeitspaketen.  
Transition In der Transition erfolgen die Umsetzung der Verträge und die Vorbereitungen auf die Übernahme des produktiven Betriebs der vereinbarten Leistungen. Die folgenden Themen sind dabei enthalten: Aufbau und Implementierung von vereinbarten Services Übernahme von Hardware, Software, Verträgen und ggfs. Personal Konsolidierung von Services und Daten (Migration) Spezifikation von Verfahren Erstellen von Betriebshandbüchern Erstellung des Prozesshandbuchs und Spezifikation der Prozess-Schnittstellen Implementierung und Test notwendiger Tools Kommunikation und Schulung Spezifikation des Service Level Reportings Abnahme der Services vor Produktionsbeginn
Leistungen In diese Phase übernehmen wir bei Bedarf das Projektmanagement und arbeiten aktiv in den einzelnen Arbeitspaketen.  
Betrieb   In den ersten Monaten (Einschwingphase) müssen alle mit den neuen Services und Abläufen vertraut werden. Dies gilt für den Servicenehmer genauso wie für den Servicegeber Eine Unterstützung durch Projektmitarbeiter aus der Transition hat sich hier in der Praxis bewährt, da diese im Detail mit dem Service-Konzept vertraut sind und sowohl den Servicenehmer und den Servicegeber gut kennen. Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz und Bekanntheit der angestrebten Veränderungen sind vorzusehen. Die Steuerungsmechanismen sollten etabliert und bei Bedarf angepasst werden.
Leistungen In dieser Phase führen wir primär ein Coaching der aktiven Rolleninhaber durch.